为加强学校办公自动化系统Office Automation System（简称OA系统）管理，提高学校行政办公工作效率，结合我校OA系统运行实际，制定本管理规定。

一、功能权限

OA系统是进行校内公文无纸化传输、实现办公行政事务申请和审批、发布信息以及教职员工进行行政事务沟通和交流的信息化平台。为方便工作，我校教职员工可在校内、校外（仅限联通、铁通用户）登陆OA系统，处理行政事务。

二、管理机构

学校办公室负责OA系统的规划和管理、推广和培训、升级和维护工作。

三、人员职责

（一）教职员工职责

1．学校为每名正式职工分配一个专用的OA账号。首次登陆时，账号名称是本人手机号码，初始密码是123。如需修改初始密码或密码丢失时可联系办公室网络信息中心。

2．OA系统登陆后，为及时收到消息，请不定期点击“我的首页”刷新OA系统。

3．OA系统为我校内部办公系统，禁止将本人OA系统账号给校外人员登录或使用。

（二）OA系统校级管理员职责

1．OA系统校级管理员设在办公室网络信息中心，负责OA系统的统一管理、实施权限设置、处理OA系统使用问题等工作。

2．OA系统校级管理员未经上级批准不得擅自开启或关闭员工的OA系统权限。

（三）OA系统部门管理员职责

1．学校各部门设OA系统部门管理员一名，负责本部门信息发布和办公行政事务等相关工作。

2．部门OA系统管理员要严格执行审批制度。在OA系统发布的信息，必须经过部门负责人批准。不得在OA系统上发布与工作无关内容，要保证通过OA系统发布、流转信息内容的完整准确。

3．有重要文件或加急文件需要领导审批或有急用申请，请在OA系统发布信息后，电话或短信与领导或相关负责人取得联系。

4．新入职的教职工或在岗教职工调整岗位、离职时，部门OA系统管理员必须及时告知OA系统总管理员新建、变更或注销账号。

（四）审批人职责

1．每个部门的负责人和主管校级领导是本部门OA系统信息发布审批人。

2．审批人对本部门在OA系统发布的信息内容负责。

3．审批人因故不能及时登陆OA系统实施审批时，在了解审批内容后，可授权专人负责登陆账号审批。

4．办公行政事务审批要遵循“保证工作、厉行节约”的原则。

四、使用规定

（一）为保证学校OA系统中发布的信息能够及时传达和落实，要求各部门负责人和部门OA系统管理员每天必须登录OA系统查看信息。OA系统管理员要发挥上传下达的作用，如因未登录系统而延误工作，责任自负。

（二）OA系统使用期间，学校QQ群将处于半关闭状态。学校办公相关信息禁止在QQ群发布。如部门违反规定，第一次办公室将予以提醒，第二次办公室将进行口头警告OA系统管理员，第三次办公室将通报部门负责人。其他个人信息，如寻物启事等，可在QQ群发布。

（三）学校的会议通知、工作情况通报、部门之间信息传递、日常办公申请等各类文件，只通过OA系统发布和办理，没有特殊情况，将不再发送纸质文件。

（四）在OA系统中上传的电子文件与纸质文件具有同等效力。各部门可根据工作需要，自行下载存档。

（五）OA系统使用过程中如遇问题，请及时联系OA系统校级管理员，以便及时解决。

五、信息修改

各种信息及表单在上传OA系统后原则上不允许修改，如因工作失误或各种不可预见的原因造成内容与实际不符及其它不得不对内容进行修改的情况时，可使用OA系统中《信息系统数据修改申请表》,按工作流程提出修改申请，经审批后，交由OA系统校级管理员实施修改。

六、附则

（一）本规定自发布之日起执行，由学校办公室负责解释。

（二）本规定执行后，原《办公OA系统管理办法》废止。