档案立卷归档制度

时间:2018-04-28 点击数:

一、立卷归档职责

(一)学校档案室负责指导学校各单位、各部门的立卷、归档工作。

(二)各部门要将档案工作纳入本部门工作职责范围,确定一名负责人分管此项工作,并指定一名兼职档案人员负责本部门档案的收集、整理和移交工作,做到每项重要工作的相关材料或具有保存价值的材料,都要完整、准确、系统地归档保存。

(三)各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入工作计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

(四)各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料,必须按规定向档案室移交;凡个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体的文件材料,也要按规定向档案室移交。档案室对各部门和个人移交的档案材料集中管理。

(五)由几个部门合作完成的项目,由牵头部门负责立卷归档,其他部门配合完成。

(六)临时机构产生的档案资料,应于该机构撤销前,由兼职档案员整理立卷,按规定移交档案室。

二、立卷归档范围

学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,均属归档范围。

(一)党政档案

主要包括学校党委、行政及所辖范围的各个部门的各种会议文件、会议记录、会议纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表;特别是全局性综合性的文件材料及上级来文针对学校的指令性、指导性文件。

(二)教学档案

主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍、课堂教学与实践工作、毕业生工作、教材以及在教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料,特别是教学实践各环节中形成的不同载体的文件材料。

(三)科研档案

主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面活动中形成的文件材料。重点是本院承担的科研项目,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果的原始材料。

(四)基建档案

主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术设备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等文件材料;重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

(五)设备档案

主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修随机图样等的文件材料,特别是价值5万元以上的仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机技术文件。

(六)出版档案

主要包括综合管理和本校编辑出版的校报、校刊以及出版物的审稿单、样书等,重点是出版活动各个阶段形成的不同载体的文件材料。

(七)财会档案

主要包括综合管理文件、会计账簿、会计报表等。

(八)声像档案

主要包括学院各部门综合活动形成的照片、录像带、录音带、幻灯片、磁盘、影视胶片和光盘,以及学院召开的各种会议、领导来院、专家讲学、学生活动等形成的不同载体的资料。

(九)实物档案

主要包括各职能部门荣获省级以上表彰奖励获得的锦旗、奖杯、荣誉证书、牌匾以及校际交流的赠品和校庆活动期间形成的各类实物。

(十)人事档案

主要指通过人事师资处、党委组织部等管理部门收集的个人简历、学习经历、干部任免、党团材料、工作调动、工资调整、鉴定考核、先进模范审批表等材料。

归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、光盘、录像带、录音带、幻灯片、实物等各种载体形式。

三、立卷归档时间

)党群、行政类文件材料在次年六月底前归档。

(二)教学活动类文件按学年(综合管理部分按年度)归档,教务部门于每年九月份前将教学计划、学生成绩总表、学生登记表、招生情况表、毕业情况表等文件材料归档。招生工作文件材料可根据情况延续到次年的六月底前归档。

(三)科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两个月内归档。

(四)仪器设备档案在设备安装后一个月内归档。

(五)外事档案在每次活动结束后,对有关文件、资料、音像载体材料等汇总整理后,于次年六月底前归档。

(六)出版物档案在次年三月底前归档。

(七)财会档案由原财务处保管三年后归档。

四、立卷归档要求

(一)归档的文件材料应一律用黑色签字笔书写或为打印件。严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸草拟和签发。用纸要规范(A4),破损要裱糊,对于不合乎要求的档案,档案室有权不予接收。

(二)实行文件材料部门、课题组立卷制度。各部门由兼职档案员按文件材料的形成规律,加以系统整理(组卷、编排页号、填写卷内目录、拟写案卷标题等)向学校档案室移交归档。

(三)归档材料中有电子稿的,须将电子稿文件存贮到光盘上后与纸质材料一并送归档案室。

(四)各部门的档案由本部门兼职档案员整理立卷,按规定移交档案室集中统一管理,并办理交接手续。

(五)档案室接收档案必须履行手续,填写移交清册,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。移交清册一式两份,交接双方签名或盖章后,各执一份。

五、其他

学校将各部门档案归档、立卷工作作为年底评价部门工作的一项标准,由学校档案科科长负责年底向评价部门汇报工作情况。

通讯地址:辽宁省锦州市滨海新区昆山路9号  邮编:121007  

传真:0416-4580666   辽ICP备10013612号-1 辽ICP备10013612号-2